Ons privacystatement voor cliënten en medewerkers

ExpertCare en Villa ExpertCare, verder gezamenlijk ExpertCare genoemd, biedt gespecialiseerde extramurale zorg aan kinderen en volwassenen thuis en op diverse locaties aan. ExpertCare gaat zorgvuldig om met de door cliënten, medewerkers en derden verstrekte persoonsgegevens. Persoonlijke gegevens worden zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Hierbij houden wij ons aan de wet en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. ExpertCare zorgt voor adequaat beheer van privacy - en veiligheidsrisico's die inherent zijn aan het verzamelen, verwerken, delen, beschermen, bewaren en vernietigen van persoonsgegevens, welke ExpertCare zijn toevertrouwd en welke persoonsgegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de zorg- en dienstverlening dan wel wettelijk zijn vereist.

Het privacyteam van ExpertCare en Villa ExpertCare kunt u bereiken via:

privacyteam@expertcare.nl
Perkinsbaan 14
3439 ND Nieuwegein

ExpertCare heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld, om toe te zien op de bescherming van uw gegevens. Haar naam is Valerie Vandeput; zij is te bereiken via privacyteam@expertcare.nl 

Essentieel voor goede zorg is vertrouwen tussen u en ExpertCare. Om wederzijds vertrouwen tussen u en ExpertCare te scheppen, willen we u graag informeren over de manier waarop we omgaan met uw persoonsgegevens.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die verwijzen naar een persoon. Dat kan een naam, een adres of een telefoonnummer zijn. Maar ook informatie over gezondheid (zoals in het medisch dossier) is een  persoonsgegeven.

Onder welke wetgeving valt de verwerking van persoonsgegevens?

ExpertCare verwerkt uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, en heeft daarbij te maken met verschillende wetgevingen. Zo houdt ExpertCare zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG; de privacywet), de Wet op de Geneeskundige Behandel Overeenkomst (WGBO; de wet die o.a. de verplichtingen van uw zorgverlener vastlegt), de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO; de wetgeving die steun van gemeentes omschrijft). Ook houdt ExpertCare zich aan de ´Wet Gebruik BSN in de Zorg’, en de ‘Wet cliëntenrechten bij elektronische verwerking van gegevens’.

Geheimhouding

Medewerkers van ExpertCare gaan vertrouwelijk om met alle gegevens. Zowel artsen, verpleegkundigen als andere zorgverleners van ExpertCare zijn gebonden aan het beroepsgeheim. Zij mogen gegevens over u alléén aan anderen verstrekken nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven. Degenen die bij uw behandeling betrokken zijn, mogen wel onderling gegevens opvragen en uitwisselen. Dat mag echter alleen als dat nodig is voor de behandeling.

Om haar taken goed uit te voeren, verwerkt ExpertCare hierbij, afhankelijk van uw (zorg-)vraag, mogelijk de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Adresgegevens
• CV
• Motivatiebrief
• Beeldmateriaal (bv. foto’s)
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer
• Verzekeringsgegevens
• BSN
• Medische gegevens
• Informatie die u zelf verstrekt, bijvoorbeeld op (digitale)formulieren

Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens zijn extra gevoelig. ExpertCare beschermt deze daarom extra goed, en zal deze gegevens alleen gebruiken wanneer dat nodig is. Vanwege de gevoelige aard van deze gegevens willen we in deze verklaring direct verklaren waarom we deze gegevens kunnen verwerken.

• Gezondheid: ExpertCare houdt een medisch dossier bij, om goede zorg te kunnen bieden. Dit dossier kan onder andere uw diagnose, uw medicatie, en labuitslagen bevatten. U heeft altijd recht op inzage in dit dossier.
• Burgerservicenummer (BSN): Voor unieke identificatie gebruikt ExpertCare het BSN. ExpertCare houdt zich hierbij aan de ‘Wet Gebruik BSN in de Zorg’
• Kind gegevens: ExpertCare verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van kinderen, omdat het veelal gaat over medische gegevens gaat ExpertCare extra zorgvuldig om deze persoonsgegevens. ExpertCare verwerkt deze gegevens alleen wanneer zij daarvoor een wettelijke grondslag heeft. Anders zal zij altijd toestemming aan de ouder/verzorger vragen voor de verwerking. Indien een kind de leeftijd van 16 jaar heeft bereikt, zal ExpertCare de toestemming aan het kind zelf vragen.

Technische gegevens als u onze website bezoekt

ExpertCare verzamelt gegevens zoals:

• IP-adres (geanonimiseerd)
• Locatiegegevens
• Gegevens over uw activiteiten op onze website
• Internetbrowser en apparaat type en -instellingen

Voor verdere informatie kijk naar het privacystatement ExpertCare algemeen of klik hier.

Wij zijn verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens

ExpertCare is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en vindt een zorgvuldige omgang met die persoonsgegevens zeer belangrijk.

Dit betekent onder meer dat we:

• Vertrouwelijk met alle persoonsgegevens omgaan. We zorgen ervoor dat alleen mensen die bij uw gegevens mogen komen dat kunnen, zowel op de computer als op locaties van ExpertCare.
• Goede beveiligingsmaatregelen hebben genomen om deze persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, oneerlijke toegang en diefstal. Zo beveiligen we de computers en netwerken volgens nationale standaarden, en houden we onze locaties veilig. Papieren gegevens gaan in afgesloten dossierkasten, onze medewerkers laten geen gegevens liggen en verzamelen geen overbodige gegevens.
• Gegevens zullen verwijderen indien we deze niet meer nodig hebben. Zo blijft er niet onnodig lang informatie over u ‘rondslingeren’. Natuurlijk zijn we soms verplicht om zaken langer te bewaren: uw medisch dossier blijft bijvoorbeeld 15 jaar bewaard, tenzij u eerder om verwijdering verzoekt.

De momenten waarop we persoonsgegevens ontvangen

Wanneer u in zorg komt van ExpertCare, tekent u een zorgleveringsovereenkomst. Hierin worden afspraken vastgelegd wat voor zorg ExpertCare aan u levert. ExpertCare verzamelt hierbij alle relevante informatie voor het in zorg komen: uw naam en adresgegevens om u te identificeren, uw medische historie om u goed te kunnen behandelen, verzekeringsgegevens om de betaling te kunnen verwerken.  

Ook als u gebruik maakt van onze diensten kunnen persoonsgegevens worden verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan telefonisch contact voor hulp en/of advies of relevante informatiedeling via post of mail over de zorg die u ontvangt.

We gebruiken uw persoonsgegevens voor het uitvoeren van onze diensten

Wij gebruiken persoonsgegevens omdat het nodig is voor het uitvoeren van onze diensten: het leveren van goede, persoonlijke zorg voor iedereen die dat nodig heeft. Soms bewaren we ook gegevens omdat dat moet vanwege (wettelijke) financiële en fiscale verplichtingen.

We verwerken alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor het kunnen uitvoeren van onze taken. We verwerken uw gegevens onder andere voor:

• Uw registratie voor zorg bij ExpertCare; en vervolgens het aanbieden van die zorg
• Uw inschrijving bij de Villa’s verwerken; en dat vervolgens aanbieden
• Uw inschrijving voor thuiszorg verwerken; en dat vervolgens aanbieden
• Het bijhouden van een medisch dossier; en dat veilig opslaan
• Het elektronisch delen van uw medische gegevens met de juiste betrokkenen
• Vrijwilligerswerk mogelijk maken en contact met u onderhouden
• U op de hoogte houden van de voortgang van uw sollicitatie
• Cameratoezicht op locatie, om uw en onze veiligheid te garanderen
• Contact met u onderhouden indien u heeft aangegeven dat te willen
• Om bij te houden wie we wel en niet mogen benaderen (register niet-benaderen)
• Interne en externe controles kunnen (laten) uitvoeren op onze diensten
• Uw vragen beantwoorden, of uw klachten behandelen via social media, e-mail, per post of telefonisch;
• Bezoek van onze website bijhouden en onze site verbeteren
• Onze financiële administratie beheren, om te voldoen aan financiële en wettelijke verplichtingen
• Het voldoen aan uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
• De kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren
• U op de hoogte houden van informatie rond de zorg die wij u bieden.

Wij delen uw gegevens alleen wanneer dat nodig is

ExpertCare zal uw persoonsgegevens nooit aan derde partijen verkopen. Wel delen we soms persoonsgegevens binnen samenwerkingsverbanden (zoals met artsen, apotheken, wijkverpleegkundigen) als dat nodig is voor het uitvoeren van onze taken. In de meeste gevallen zullen we hiervoor uw toestemming vragen. Voor betaling werken we samen met zorgverzekeraars, welke informatie ontvangen om de betaling voor uw zorg af te kunnen handelen.

Wij werken alleen samen met partijen waarmee we goede afspraken gemaakt hebben

Daarnaast maken we in bepaalde gevallen gebruik van IT-systemen van leveranciers, zoals bijvoorbeeld het Caren Zorgt waarin binnen een veilige omgeving mensen die zorg ontvangen of voor iemand zorgen deze zorg te organiseren, informatie te delen en taken te plannen. Daarbij is het mogelijk dat de leverancier van dat systeem ook toegang heeft tot het systeem waarop persoonsgegevens worden verwerkt. Dit is omdat deze leveranciers het systeem goed moeten kunnen onderhouden, en moeten kunnen handelen in geval van problemen. In alle gevallen zorgen wij ervoor dat deze derde partijen voldoen aan voldoende waarborgen op het gebied van privacy en beveiliging. Dat leggen we vast in ‘verwerkersovereenkomsten’. Daarvoor gebruiken we de branche-standaard van Actiz/BOZ;

We gebruiken uw gegevens alleen voor de doeleinden waar we ze in eerste instantie voor verzameld hebben

Als we bijvoorbeeld uw gegevens hebben verkregen voor een sollicitatie, zullen we deze gegevens niet gebruiken om u te benaderen voor informatie of nieuwsbrieven. Als wij gegevens toch voor een ander doel willen gebruiken, dan zullen we eerst uw toestemming daarvoor vragen. Die toestemming mag u dan ook, zonder nadelige gevolgen, weigeren.

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Ons streven is om persoonsgegevens vernietigen zodra we deze niet meer nodig hebben om onze doelen te realiseren. Sommige gegevens worden bewaard omdat het op grond van een financiële en/of fiscale verplichting nodig is. In dat geval worden gegevens zeven jaar bewaard. Uw medische dossier wordt vanwege verplichtingen uit de WGBO 15 jaar bewaard. Na afloop van deze termijn zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens op zorgvuldige wijze worden verwijderd.

U heeft verschillende rechten als het gaat om uw persoonsgegevens

1. U heeft het recht om een verzoek te doen tot inzage of correctie van uw persoonsgegevens. Inzage kan bij voorkeur via de daarvoor bestemde systemen, zoals uw persoonlijke pagina binnen het Caren Zorgt. Hiervoor moet u inloggen met een aan u verstrekte gebruikersnaam & wachtwoord combinatie. Dit inloggen is voldoende om uw identiteit vast te stellen – u hoeft zich hiervoor niet verder te legitimeren. Uw arts mag bepaalde delen van uw dossier afschermen als daar informatie in staat over iemand anders, zoals een familielid. De arts hoeft ook geen inzage te geven in zijn of haar persoonlijke werkaantekeningen. Correctie is alleen mogelijk als het om objectief foute gegevens gaat: bijvoorbeeld een spelfout in uw naam, of een onjuist adres na verhuizen. Feitelijke gegevens, zoals uw diagnose, kunt u niet wijzigen.

2. U mag vragen om het vernietigen van uw dossier. U mag dit vragen voor het gehele dossier of voor een gedeelte daarvan. U kunt uw verzoek om uw dossier te laten vernietigen schriftelijk indienen of ter plekke aan uw arts verzoeken. In principe moet ExpertCare gehoor geven aan uw verzoek tot (gedeeltelijke) vernietiging van uw dossier, maar niet in alle gevallen: bijvoorbeeld wanneer uw arts van mening is dat het overduidelijk in uw eigen belang is het dossier of delen daarvan toch te bewaren. Uw arts is namelijk ook gebonden aan zijn zorgplicht. Uw arts kan dan samen met u de vernietiging heroverwegen. Uw arts mag vernietiging ook weigeren als hij op grond van een wet of voorschrift verplicht is het dossier een bepaalde tijd te bewaren. Als het bijvoorbeeld gaat om financiële gegevens over de facturatie van de zorg moeten deze verplicht 7 jaar bewaard blijven: u kunt niet om verwijdering van die gegevens verzoeken. Ook wanneer het voor iemand anders van groot belang is dat uw dossier bewaard blijft kan uw verzoek tot vernietiging worden geweigerd: bijvoorbeeld om het belang van uw kind in verband met erfelijke ziekten. De arts moet aan u kunnen motiveren waarom hij of zij uw dossier of delen daarvan niet wil vernietigen.

3. U heeft het recht van verzet. Dit betekent dat u zich kunt verzetten tegen het gebruik van uw gegevens voor sommige doeleinden. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van uw gegevens voor campagnes of ander gebruik van uw gegevens.

4. U heeft het recht uw gegevens in een standaard, elektronisch formaat geleverd te krijgen, zodat u deze aan andere zorgaanbieders kunt overdragen. Indien een andere zorgaanbieder vergelijkbare systemen gebruikt, kan ExpertCare uw gegevens ook rechtstreeks aan deze andere aanbieder leveren.

ExpertCare zal geen kosten in rekening brengen om aan deze verzoeken te voldoen, behalve als verzoeken als excessief beoordeeld worden.

U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen over het gebruik van persoonsgegevens door ExpertCare. Dit kan bij verschillende partijen:

1. Bij ExpertCare zelf: u kunt terecht bij de leidinggevende van de locatie, of bij de Directie.
2. Bij de onafhankelijke Functionaris Gegevensbescherming (contactgegevens boven- en onderaan deze verklaring).
3. Bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via hun website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Procedure voor het uitoefenen van uw rechten

Als u een verzoek doet zullen we allereerst beoordelen of we uw verzoek in behandeling kunnen nemen. We kunnen besluiten uw verzoek niet in behandeling nemen als we uw identiteit niet voldoende kunnen vaststellen. Zo kunnen we u vragen om u fysiek te legitimeren bij een ExpertCare -locatie; als u dat niet doet kunnen we uit veiligheidsoogpunt weigeren u inzage te geven in gegevens waarvan wij niet weten of die van u zijn. Ook kunnen we een verzoek weigeren als we vanwege wettelijke redenen (bijvoorbeeld een lopende rechtszaak) niet kunnen/mogen voldoen aan een verzoek.

Als we uw verzoek in behandeling hebben genomen, zijn er situaties mogelijk waarin wij uw verzoek alsnog moeten weigeren. Wij zullen een verzoek bijvoorbeeld moeten weigeren als de bescherming van de rechten van derden zwaarder weegt: Dit kan voorkomen in gevallen dat uw inzageverzoek ook persoonsgegevens van andere personen bevat. Als we uw verzoek afwijzen, zullen we schriftelijk motiveren waarom we niet aan het verzoek kunnen voldoen.

Het kan gebeuren dat u het niet eens bent met onze beslissing op een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of verzet. In dat geval heeft u het recht om een klacht neer te leggen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

U kunt zich altijd uitschrijven voor nieuwsbrieven en andere vormen van contact 

Dit kan gebeuren per post, e-mail of telefoon. In iedere e-mail of na elk telefoongesprek hebben we een mogelijkheid opgenomen om je uit te schrijven tegen deze vorm van communicatie. U kunt ook een e-mail sturen naar communicatie@ExpertCare.nl om uit te schrijven.

Vragen

Heeft u vragen of opmerkingen over onze privacyverklaring of over hoe ExpertCare omgaat met persoonsgegevens, dan kunt u deze vragen richten aan:

ExpertCare, t.a.v. Valerie Vandeput, Functionaris Gegevensbescherming

privacy@expertcare.nl
Perkinsbaan 14
3439 ND Nieuwegein

Onze privacyverklaring heeft betrekking op de dienstverlening van ExpertCare en Villa ExpertCare.

Onze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van persoonsgegevens door ExpertCare en door ExpertCare beheerde websites.

Wijzigingen privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de privacyverklaring. Deze verklaring is versie 0.2, en is gepubliceerd op 11 maart 2022.